DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS cON LOCALIZACIÓN POR GPS
En la era digital en la que vivimos, la digitalización de la documentación se ha convertido en una práctica cada vez más común y necesaria para empresas y organizaciones de todo tipo. La digitalización implica convertir documentos físicos en formatos electrónicos, lo que ofrece una serie de beneficios significativos. Vamos a explorar los múltiples beneficios de la digitalización de la documentación y cómo puede mejorar la eficiencia, la productividad y la seguridad de tu negocio.
Somos conscientes que el uso de papel se está reduciendo de manera drástica, pero, y durante muchos años, habrá que mantener cantidades ingentes de documentos originales en papel.
En TEyS no solo digitalizamos la documentación, también damos una solución eficaz para la localización de la misma mediante la fusión de la realidad aumentada, tecnología GPS y paneles de Power BI.
En el vídeo que mostramos a continuación se explica la solución propuesta por TEyS para la digitalización y almacenaje de la documentación, accesible en cualquier momento y localizable de manera física. También podemos incluir, gracias a la realidad aumentada y la localización GPS, el guiado interactivo y en tiempo real solamente utilizando un dispositivo móvil (tablet o smartphone).
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Reunión de 15 minutosFormularioDECÁLOGO DE LA DIGITALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
¿Por qué debería digitalizar tu empresa la documentación en papel? A continuación te indicamos 10 razones por las que realizar la digitalización resulta una muy buena idea para tu organización.
1. Ahorro de espacio y organización
La digitalización de la documentación permite liberar espacio físico en tu empresa. Ya no es necesario ocupar grandes estanterías o armarios con montones de carpetas y archivadores. Al digitalizar los documentos, se almacenan de forma electrónica, lo que reduce significativamente la necesidad de espacio físico. Además, la digitalización facilita la organización de los documentos, ya que se pueden clasificar, etiquetar y buscar de manera rápida y sencilla.
2. Acceso rápido y remoto
Uno de los beneficios más destacados de la digitalización de la documentación es la posibilidad de acceder a los documentos de forma rápida y remota. Ya no es necesario buscar entre montones de papeles para encontrar un documento específico. Con los documentos digitalizados, se pueden realizar búsquedas instantáneas utilizando palabras clave o criterios específicos, lo que ahorra tiempo y mejora la eficiencia en el trabajo. Además, con el acceso remoto, es posible consultar los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que facilita el trabajo colaborativo y la toma de decisiones.
3. Mejora en la productividad
La digitalización de la documentación tiene un impacto significativo en la productividad de una empresa. Al eliminar la necesidad de buscar y manipular documentos físicos, se reducen las interrupciones y se agilizan los procesos de trabajo. Los empleados pueden enfocarse en tareas más importantes y no desperdician tiempo valioso en buscar información. Además, al facilitar el acceso rápido a los documentos, se aceleran los flujos de trabajo y se agilizan los procesos de toma de decisiones.
4. Mayor seguridad y protección de datos
La digitalización de la documentación también ofrece una mayor seguridad y protección de los datos sensibles de tu empresa. Los documentos físicos están expuestos a riesgos como incendios, inundaciones o robos. Sin embargo, al digitalizar los documentos, se pueden implementar medidas de seguridad como copias de seguridad automatizadas, encriptación y controles de acceso. Además, se pueden establecer niveles de permisos para controlar quién puede acceder y modificar los documentos, lo que reduce el riesgo de pérdida o manipulación de la información confidencial.
5. Colaboración y trabajo en equipo
La digitalización de la documentación fomenta la colaboración y el trabajo en equipo dentro de una empresa. Con los documentos digitalizados, varios empleados pueden acceder y trabajar en un mismo documento simultáneamente. Esto facilita la colaboración en proyectos, permite compartir información de manera más eficiente y mejora la comunicación entre los miembros del equipo. Además, se pueden agregar comentarios y realizar revisiones en tiempo real, lo que agiliza los procesos de revisión y aprobación.
6. Reducción de costos
La digitalización de la documentación puede ayudar a reducir los costos asociados con el almacenamiento y la gestión de documentos físicos. Al eliminar la necesidad de espacio físico para archivar los documentos, se reducen los gastos de alquiler y mantenimiento de estanterías o armarios. Además, se reducen los costos relacionados con el consumo de papel, tinta de impresora y otros suministros de oficina. También se ahorra en costos de transporte y envío de documentos, ya que la digitalización permite enviarlos de forma electrónica de manera rápida y segura.
7. Cumplimiento normativo y legal
La digitalización de la documentación puede ayudar a cumplir con los requisitos normativos y legales establecidos para la conservación y protección de los documentos. Al digitalizar los documentos, se pueden establecer políticas de retención de datos y cumplir con los plazos establecidos por la ley. Además, la digitalización permite realizar copias de seguridad periódicas y garantizar la integridad de los documentos a lo largo del tiempo.
8. Mejor servicio al cliente
La digitalización de la documentación también puede mejorar el servicio al cliente. Al tener acceso rápido a la información de los clientes, se pueden brindar respuestas más rápidas y precisas a sus consultas. Los documentos digitalizados, como contratos o facturas, se pueden enviar por correo electrónico de manera instantánea, evitando retrasos en la entrega. Esto ayuda a construir una relación sólida con los clientes y a mejorar su satisfacción.
9. Contribución al medio ambiente
La digitalización de la documentación tiene un impacto positivo en el medio ambiente al reducir el consumo de papel y la huella de carbono asociada con la producción y el transporte de documentos físicos. Al optar por la digitalización, contribuyes a la conservación de los recursos naturales y ayudas a preservar el medio ambiente para las generaciones futuras.
10. Flexibilidad y escalabilidad
La digitalización de la documentación proporciona flexibilidad y escalabilidad a tu empresa. A medida que tu negocio crece, la digitalización te permite gestionar y almacenar un mayor volumen de documentos sin los límites físicos de espacio. Además, se pueden implementar sistemas de gestión documental que se adapten a las necesidades específicas de tu empresa, permitiendo una gestión más eficiente de los documentos a medida que la organización se expande.
CONCLUSIÓN sOBRE LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTACIÓN
La digitalización de la documentación ofrece una amplia gama de beneficios para las empresas, mejorando la eficiencia, la productividad, la seguridad y la colaboración.
Al liberar espacio físico, permitir el acceso rápido y remoto, mejorar la seguridad de los datos y reducir costos, la digitalización se ha convertido en una práctica esencial en la era digital. Además, la digitalización contribuye al cumplimiento normativo, mejora el servicio al cliente y tiene un impacto positivo en el medio ambiente.
Si aún no has considerado la digitalización de la documentación en tu empresa, es el momento de hacerlo y aprovechar todos estos beneficios, a los que se suma las soluciones digitales que TEyS puede añadir a dicha digitalización.